Büro der Zukunft: Wie mobiles Arbeiten die Unternehmenskultur verändert

Morgens um neun Uhr mit der Arbeit anfangen, nachmittags um 17 Uhr nach Hause gehen – dieses klassische Arbeitszeitmodell existiert schon jetzt vielerorts nicht mehr. Viele Menschen arbeiten längst nicht mehr ausschließlich in den Büros des Unternehmens, sondern flexibel von zu Hause oder unterwegs. Welche Bürokonzepte existieren für die Arbeitswelt der Zukunft? Inwiefern spielt mobiles Arbeiten eine Rolle und wie sieht das konkret aus? Wir schauen uns die Trends einmal an – und zeigen, welches Mindset Führungskräfte und Angestellte im „Büro der Zukunft“ brauchen.

Mobiles Arbeiten: Work-Life-Balance und Sparpotenzial

Ein Großteil der heutigen Angestellten wünscht sich eine flexiblere Arbeitsorganisation. Denn das klassische Alleinverdiener-Modell wird immer seltener und Berufstätige haben oft Mühe, Familien- und Berufsleben zu bewältigen. Außerdem macht die zunehmende Vernetzung – Stichwort Digitalisierung – ortsunabhängiges Arbeiten einfacher als je zuvor. Die persönliche Anwesenheit auf der Arbeitsstelle ist nicht mehr unbedingt erforderlich.

Wenn nicht mehr zu jeder Zeit alle Mitarbeiter im Büro arbeiten, kommt dies auch den Unternehmen zugute. Denn jeder Büroarbeiter in Deutschland nimmt durchschnittlich 26 Quadratmeter Bürofläche in Anspruch. Darin steckt großes Sparpotenzial.

Auf die neuen technischen Möglichkeiten sowie die veränderten Bedürfnisse der Angestellten reagieren Unternehmen, indem sie unterschiedliche Modelle zur Arbeitsorganisation entwickeln. Doch wie wird es nun aussehen, das mobile Arbeiten, das Büro der Zukunft? Läuft tatsächlich alles auf verspielte, flexible Konzepte à la Google und Facebook hinaus? Mit Desk Sharing und Home Office schauen wir uns zwei der wichtigsten Entwicklungen einmal genauer an.

Desk Sharing – Tische teilen statt individuellem Arbeitsplatz

Der Trend des Desk Sharing aus dem Silicon Valley kommt langsam auch in Deutschland an. Dabei haben die Mitarbeiter einer Firma nicht mehr einen festen eigenen Schreibtisch. Stattdessen arbeiten Führungskräfte und Angestellte, so die Idee, in einem Großraumbüro – und zwar im Grunde jeder dort, wo er am Morgen Platz findet. Voraussetzung sind natürlich Möbel, die sich ergonomisch anpassen lassen. Dazu gehören zum Beispiel höhenverstellbare Schreibtische. Persönliche Unterlagen wandern nicht in Schreibtischschubladen, sondern in Rollcontainer, die zum jeweiligen Arbeitsplatz mitgenommen werden.

Die Idee eines solchen Desk Sharings: Fehlende Zwischenwände sorgen für mehr Austausch und bessere Kommunikation im Großraumbüro, die Hierarchien werden flacher, die Kollegen finden sich in Teaminseln zusammen.

Allen Bedürfnissen nach Veränderung, allem Wandel der Arbeitswelt à la Facebook zum Trotz: Desk Sharing kommt bei heutigen Angestellten nicht gut an, wie eine Befragung von 250 Studenten und 1.000 Professionals ergeben hat. Etwa 95 Prozent wünschen sich nach wie vor einen festen Arbeitsplatz, Desk Sharing finden nur 5 Prozent der Befragten attraktiv. 70 Prozent geben an, dass sie ihren Schreibtisch selbst gestalten möchten, etwa mit Bildern und Blumen.

Die Vorstellung, im Großraumbüro zu arbeiten, wirkt auf eine Mehrheit offenbar bislang wenig attraktiv: Sie befürchtet etwa Lärmbelästigung oder Ablenkung durch wenig rücksichtsvolle Kollegen. Doch existieren bereits Ansätze, die das noch Skepsis hervorrufende Konzept des Desk Sharing ergänzen und attraktiver machen können: In der „Brody Work Lounge“ etwa sitzen Mitarbeiter an schwenkbaren Tischen, die von drei Wänden umgeben sind. Eine rote Leuchte zeigt den Kollegen an, dass der Platz besetzt ist und dass der Nutzer nicht gestört werden möchte. Auf diese Weise können die Beschäftigten flexibel zwischen Teamarbeit mit hohem Austausch und konzentrierter Einzelarbeit wechseln. Das Bürokonzept von Lufthansa beinhaltet beispielsweise Telefonboxen für ungestörte Anrufe, Rückzugsmöglichkeiten in einer „Quiet Zone“ und geschützte Bereiche zum Austausch. So soll auch im Großraumbüro die nötige Ruhe für konzentriertes Arbeiten besser gewahrt bleiben.

Home Office – Mehr Freiheit, aber auch Frustgefahr

Beliebter als Desk Sharing-Konzepte ist bei vielen Beschäftigten das Home Office: Fast 60 Prozent der in der Studie Befragten können sich vorstellen, die Hälfte ihrer Arbeitszeit in den eigenen vier Wänden zu verbringen. Schließlich bringt dieses Modell viele Vorteile mit sich: Arzttermine können vereinbart werden, ohne dafür frei nehmen zu müssen; bei Kinderbetreuung und Einkäufen sind die Beschäftigten flexibler, was das Familienleben entlastet. Auch Zeiten mit geringerer Arbeitsbelastung können auf diese Weise sinnvoll genutzt werden.

Große Konzerne wie IBM, Microsoft oder Coca-Cola haben indes zwiespältige Erfahrungen mit Heimarbeit gemacht. Einerseits steht diese moderne Form der Arbeitsorganisation für Eigenverantwortlichkeit und eine größere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Andererseits lauern in der Vermischung von Privat- und Berufsleben auch Tücken: Prokrastination, also das Aufschieben von Aufgaben, und Ablenkung durch soziale Medien oder Aufgaben im Haushalt sowie der fehlende Austausch mit Kollegen sind nur einige der Aspekte, die gegen das Home Office sprechen.

Bedenken haben Forscher noch aus einem weiteren Grund: Die Arbeit aus dem Home Office ist oftmals schlecht für die Karriere. Wer vorwiegend von zu Hause aus arbeitet, dessen Leistungen würden oftmals schlechter beurteilt, er wird seltener befördert und auch die Gehaltserhöhungen fallen im Schnitt geringer aus als bei den Kollegen in der Firma. Der Grund: Vorgesetzte haben Mitarbeiter, die überwiegend zuhause arbeiten, oftmals schlicht nicht auf dem Schirm, wenn es um Beförderungen oder die Besetzung einer Stelle geht.

Dies hat möglicherweise auch mit der vielerorts noch vorherrschenden Annahme zu tun, dass ein Tag Home Office in Wahrheit einem freien Tag entspricht. Das ist jedoch mitnichten der Fall: Heimarbeiter sind im Schnitt sogar länger für die Firma im Einsatz als die Kollegen im Unternehmen – ob sie in dieser Zeit auch produktiver sind, ist umstritten.

Diese negativen Begleiterscheinungen des Home Office lassen sich durch unterstützende Modelle auffangen: Dazu zählen etwa Coworking Spaces, in denen die Nutzer zwar keinen festen Arbeitsplatz haben, aber anderen Menschen begegnen und sich gegenseitig motivieren. Einen ähnlichen Ansatz verfolgt das Konzept des Hoffice: Hier öffnen Berufstätige ihre Wohnung für andere, die ihren Arbeitstag gewissermaßen beim Nachbarn verbringen. So werden die eigenen vier Wände zum Coworking Space.

Was Unternehmen für mobiles Arbeiten brauchen

Damit mobiles Arbeiten jedoch erfolgreich im Unternehmen eingeführt werden kann, sollten folgende Voraussetzungen gegeben sein:

• (Technische) Infrastruktur: Mitarbeiter müssen Zugang zu Hard- und Software haben, bei Problemen schnellen Support erhalten
• Angestellte und Führungskräfte müssen Techniken und Tools, etwa Sharing-Plattformen, beherrschen (lernen)
• Innere Haltung: Team und Vorgesetzte sind offen für Home Office, Desk Sharing etc.
• Klare Festlegung von Arbeitsprozessen und -zeiten sowie Zielen und Ergebnissen

Anderes Mindset gefragt – bei Angestellten und Führungskräften

So unterschiedlich die verschiedenen Ansätze sind: Das Büro wird auch in Zukunft nicht vollständig verzichtbar sein. Als Trend zeichnet sich ab, dass die Räume im Firmensitz mehr und mehr als Orte des sozialen Austauschs dienen werden: Dort finden etwa Teambesprechungen oder Meetings mit Kunden statt. In Umfragen gehen Manager sogar davon aus, dass Angestellte in Zukunft nicht nur bestimmen, wo sie arbeiten, sondern auch wann. Gehälter werden in der Folge immer mehr von festen Arbeitszeiten entkoppelt und werden sich stattdessen vermehrt an konkreten Leistungen und Erfolgen orientieren.

Die neuen, flexiblen Modelle der Arbeitsorganisation können ihre wichtigsten Vorteile nur ausspielen, wenn die Beteiligten die Ansätze mit Leben füllen. Mit anderen Worten: Modernes Co-Working, ob im „Büro der Zukunft“ oder per Videochat, erfordert Vernetzung – auch in den Köpfen der Menschen.

Dies betrifft auch die Rolle von Führungskräften: Statt einem eher autoritären Stil gegenüber den Mitarbeitern findet mehr Austausch untereinander statt, bei dem häufiges, gezieltes und konstruktives Feedback eine große Rolle spielt. Führungsqualitäten in der modernen Arbeitswelt zeichnen sich weniger durch Kontrolle, sondern vielmehr durch Vertrauen und Förderung der Eigenverantwortlichkeit aus. Der Chef schafft dann eher die Rahmenbedingungen für das optimale Team-Ergebnis, anstatt strikte Vorgaben zu machen.

Auch Kollegen untereinander brauchen ein anderes, stärker auf Kooperation ausgerichtetes Mindset, wenn das vielfach gewünschte und mitunter schlicht erforderliche mobile Arbeiten erfolgreich sein soll. Eine einfache Formel lautet: Die Arbeit ist nicht etwas, wohin man geht, sondern etwas, das man tut.